Hoe gaat Kennemerhart met uw Privacy om?

Dag in dag uit bieden onze medewerkers aan cliënten thuis, op onze dag- en ontmoetingscentra en in onze woonzorgcentra en revalidatiecentra de zorg die zij verdienen. Om deze zorg te bieden zijn zorgmedewerkers nodig, maar voor alle processen op de achtergrond zijn ook ondersteunende en administratieve medewerkers nodig. Om alles rond de zorg van onze cliënten goed te kunnen regelen, hebben we gegevens van u nodig. Wat we precies met deze gegevens doen, vertellen hieronder. Ook kunt u hieronder lezen wat uw rechten zijn en onder welke voorwaarden wij de informatie aan u of anderen verstrekken.

Waarom gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij registreren persoonsgegevens van cliënten, medewerkers, stagiaires en vrijwilligers. De persoonsgegevens van cliënten worden gebruikt voor de volgende doeleinden:

• Facturatie
• Opstellen van rapportages voor bijvoorbeeld het zorgkantoor
• Uitvoeren van registratietaken die voortvloeien uit de zorgverlening zoals verantwoording uren naar de zorgverzekeringen
• Opname van gegevens voor in het zorgdossier
• Voorschrijven van medicatie
• Medische overdracht
• Registratie van aankopen op rekening bij Kennemerhart

Uitgangspunt bij de registratie van gegevens van cliënten is dat uitsluitend benodigde gegevens worden geregistreerd, passend binnen de volgende doelstelling:

• het voeren van een wachtlijstregistratie
• het verlenen van verblijf, zorg en behandeling aan de cliënt volgens de met de cliënt gemaakte afspraken hierover, met inachtneming van goed hulpverlenerschap
• het voldoen aan eisen omtrent de administratieve afhandeling van het hierboven genoemde
• het behandelen van klachten van cliënten door de Klachtencommissie cliënten Kennemerhart

Persoonsgegevens van medewerkers worden gebruikt voor:

• het aangaan van een arbeidsverhouding
• afronden van arbeidsverhouding (UWV)
• uitbetaling van salaris
• optimale begeleiding van de medewerker (beoordeling- en ontwikkelgesprekken verzuimbegeleiding bedrijfsarts, (UWV), verzekeraar Eigen Risicodragerschap
• beheer en beleid van de organisatie (MIM en MIC-meldingen, Ziekteverzuimbeleid, Werkprocessen omtrent digitale apparatuur)
  verantwoording van de organisatie om te voldoen aan wettelijke (fiscale) verplichtingen, afspraken vanuit samenwerking met gemeente en hetgeen bepaald wordt in de CAO
• externe audit
• invulling afspraken Pensioenfonds, Planningsdoeleinden (roostering en communicatie over rooster)
• communicatie opleiders (start, voortgang en afronden opleiding)

Persoonsgegevens die wij verwerken

De persoonsgegevens die wij verwerken bevatten onder andere de volgende categorieën:
Van cliënten
Naam
Adres
Woonplaats
Geboortedatum
Geslacht
E-mailadres
Telefoonnummers
Bankgegevens
BSN
Indicatie
Gegevens vertegenwoordiger van de cliënt
Verzekeringsgegevens
Huisarts
Apotheek

Van medewerkers
Naam
Adres
Woonplaats
Geboortedatum
BSN nummer
Geslacht
Nationaliteit
Telefoonnummer
BIG-nummer
Bankrekeningnummer
Salaris
Functie
Gegevens gezinssamenstelling
Opleidingen
Schulden
Registratie ziekmelding

Hoe lang bewaren we persoonsgegevens

De bewaartermijn van persoonsgegevens van cliënten is zeven jaar. Het zorgdossier waarin ook persoonsgegevens zijn opgenomen, heeft een bewaartermijn van minimaal vijftien jaar na het einde van de behandelingsovereenkomst. Dit is bepaald in de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WBGO).
Voor sommige gegevens uit het personeelsdossier van medewerkers bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die gegevens geldt over het algemeen een bewaartermijn van twee jaar nadat het dienstverband is beëindigd. Zijn de gegevens al eerder niet meer nodig? Dan verwijdert Kennemerhart ze direct.

Delen van persoonsgegevens met derden

Wij gaan zorgvuldig om met uw gegevens en wisselen uw gegevens alleen uit met een derde als dit noodzakelijk is en uiteraard als dit op grond van de wet is toegestaan:

• We zijn wettelijk verplicht om gegevens uit te wisselen met de zorgverzekeraar, de gemeente en het zorgkantoor.
• Voor onze communicatie sturen we adressenbestanden via beveiligde mail naar onze drukker die voor verspreiding zorgt. Met de drukker hebben we de afspraken over gegevensuitwisseling vastgelegd in een verwerkingsovereenkomst. Kennemerhart blijft verantwoordelijk voor de verwerking.

Veilig mailen met ZIVVER

Kennemerhart gebruikt ZIVVER voor het veilig versturen van privacygevoelige informatie.

Vanaf augustus 2019 gebruikt Kennemerhart de veilig mailen tool ZIVVER om vertrouwelijke informatie veilig te versturen. Zo kunnen wij garanderen dat gevoelige informatie met de modernste beveiliging verstuurd wordt en dat niemand anders dan de ontvanger de inhoud van de e-mail kan lezen.

Geheimhoudingsplicht

Persoonsgegevens vallen onder de geheimhoudingsplicht van de hulpverlener. Deze geheimhoudingsplicht is onder andere vastgelegd in de Wgbo, de wet BIG en in verschillende beroepscodes.
Bij de verstrekking van gegevens aan derden wordt de wet nageleefd.

Gebruik van cookies op website

Wij maken gebruik van bezoekersstatistieken van onze webomgeving. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om het gebruik van onze website te analyseren en daarmee de gebruikersvriendelijkheid en een meer efficiënte dienstverlening mogelijk te maken. Deze bezoekersinformatie is niet herleidbaar tot individuen en wordt niet gebruikt om u persoonlijk te identificeren.
Beveiliging van systemen
De bescherming van uw privacy is belangrijk voor u en voor ons. Daarom zijn onze systemen en programma’s adequaat beveiligd. Wij hebben beheer procedures om die informatie nauwkeurig, actueel en compleet te houden en om onbevoegden binnen en buiten onze organisatie geen toegang te verlenen tot uw persoonsgegevens. Wij hanteren een formeel vastgelegd proces voor het afhandelen van beveiligingsincidenten.

Functionaris gegevensbescherming

Binnen Kennemerhart is een functionaris gegevensbescherming aangesteld.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht op het volgende:

• Inzage van uw gegevens
• Rectificatie indien u ziet dat uw gegevens onjuist zijn verwerkt
• Gegevenswissing indien de gegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor zij zijn verzameld en verwerkt mits er geen wettelijke verplichting bij ons ligt de gegevens te behouden.Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.

Privacyreglement

Nadere uitwerking van dit beleid staat in het Privacyreglement Kennemerhart.

Vragen

Wij vinden het vanzelfsprekend dat wij u duidelijk en compleet informeren over uw privacy. Heeft u vragen over privacy of over de manier waarom wij omgaan met uw persoonsgegevens, dan kunt u ons uw vraag stellen via het e-mailadres : privacy@kennemerhart.nl. Onder vermelding van AVG.